En el ecosistema empresarial, con sus entornos siempre cambiantes, hablar de erp’s es como hablar de sus engranajes. Parece impensable no invertir en un ERP (Enterprise Resource Planning) adecuado para el negocio y la gestión financiera-contable de la empresa. Pero ¿sabemos discernir entre los erp’s más adecuados para nosotros, o simplemente se trata de tener el mejor o el más complejo? ¿Qué tipos de ERP’S hay y cual elegir?
¿Son todos para lo mismo?
Como al elegir coche o casa, no se trata de escoger por postureo o imagen, sino de elegir concienzudamente. Aunque no se cumple siempre, las compañías de cada sector pueden ver mejor reflejadas en un erp que en otro sus necesidades. Si bien no vemos que sea la práctica lo que a algunas empresas les guía sino el nombre, no cometamos el error de comprar un Ferrari si sólo vamos a usarlo para desplazarnos en una aldea.
¿Queremos empezar conduciendo un Ferrari al sacarnos el carnet, o un vehículo escalable que podamos ir adaptando o sustituyendo en el futuro?
Dependiendo del tipo de producto o servicio que venda la empresa sus necesidades serán más complejas. En Retail hay que contar con un potente módulo de logística e inventarios, mientras que en las tecnológicas o de servicios este módulo no se implementa.
¿Interactuamos con los datos directos del cliente? Necesitaremos un CRM. No confundir CRM, sistema para gestionar clients, con un ERP que gestiona los procesos y la producción. Puede ser externo y tener interface con el ERP o el propio ERP traerlo. Por ello habrá que evaluar la capacidad de integración del CRM.
Si vamos a necesitar evaluar KPI’S, buscaremos en el ERP opciones de cuadros de mando o informes. Si trabajamos por proyectos y capitalizaciones, es interesante poder tener una herramienta que lo automatice y monitoree.
Si tenemos diversos roles en la empresa, el ERP deberá permitir distintos perfiles de usuario con accesos diferenciados en función de cada trabajo. Como vemos los distintos tipos de erp’s varían su oferta dependiendo de lo que sea esencial para la empresa.
Tipos de ERP’S
Los costes de implementación dependerán si se quiere dar un acceso local o en web. También de la capacidad de conectar esas aplicaciones de ‘frontoffice’ con todos los sistemas de la empresa.
Hay erp’s sencillos de bajo coste como por ejemplo los denominados Open Erp (odoo), de código abierto. Otros muy centrados en la contabilidad con todo lo básico necesario como Contaplus de Sage. Navision, para pequeñas y medianas empresas. Y otros como SAP, ORACLE (que adquirió PeopleSoft y JD edwards) o Workday para multinacionales con módulos completos para cada subproceso.
Dentro del ERP Sap hay distintas versiones como SAP R/3, SAP 4 HANA, que dependerán de las bases de datos que utilicen: tipo de guardado de datos, nivel de acceso a memoria o a disco, interfaces de usuario (sapgui o sap Fiori).
También se puede escoger SAP HANA cloud o SAP 4HANA, para empresas que requieren una funcionalidad profunda y amplia combinada con un alto grado de flexibilidad.
Otro erp es Workday, con una experiencia de usuario muy fácil y basada en búsquedas de palabras clave, que darán comandos. Muy usado en el sector entretenimiento. Hasta hace pocos años era usado más para Gestión de RRHH sólo, pero empresas como Netflix o Eventbrite lo han convertido en su erp global.
El Proyecto: Acometer la implantación de un nuevo ERP
Siempre hay un antes y un después. Y ante la implantación de un erp (nuevo, normalmente, pues las empresas suelen contar ya con alguna aplicación para gestionar su contabilidad) supondrá en sí un proyecto de mayor o menor envergadura.
En las multinacionales abordar un plan de implantación de nuevo erp suele ser un megaproyecto. Porque conlleva un cambio y unificación de procesos, resultado de la armonización de distintas divisiones y un objetivo de eficiencia.
En estos proyectos multirregionales, se suelen marcar unas fechas y objetivos por zonas geográficas, o en algunos casos una fecha única para todas las regiones. Normalmente esto se decidirá en función de las regiones existentes y el nivel de complejidad en su localización. EJ. La zona oriental suele ir con sus propios ritmos por tener un lenguaje y alfabeto así como función horaria que lo hagan más beneficioso gestionarlo como un grupo aparte.
Las grandes áreas en las que se divide el proyecto son RTR (Record to Report), PTP (Procurement to Pay) , O2C (Order to Cash). Se elegirán lideres en cada área del proyecto para coordinar localmente el trabajo. Básicamente: el reporting, el proceso de proveedores y compras y el proceso de clientes y ventas. Atención, reporting engloba también todo el área Statutory, y ya vimos las consecuencias de infravalorar las diferencias específicas por país al tener una mentalidad centralista en el artículo Deslocalización y Calidad de Vida.
Fases de Trabajo
Como parte común a muchos proyectos hay unas etapas a ir pasando: identificación de los gaps o carencias del sistema actual antes del cambio; localización de la solución a implementar por áreas, especificaciones propias regionales, tests de la implementación, tests de usuarios, formación, hypercare,…
Los líderes de la implementación por áreas designarán o asumirán también funciones de formación y atención post implementación para identificar el correcto funcionamiento o potenciales problemas a solventar tras arrancar.
En todo momento hay que tener presente el llamado “Change management” o impacto de los cambios tanto en la organización funcional como en los roles de cada empleado y uso de nuevos sistemas. Un adecuado flujo de comunicación de los cambios en el tiempo, y a todas las partes implicadas asegurará el éxito del proyecto y su aceptación.
Finance Director Advisor
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